Zásady zpracování osobních údajů

Tento dokument upravuje zásady zpracování a ochrany osobních údajů zpracovávaných Mgr. Radmilou Hůdovou, advokátem zapsaným v seznamu advokátů vedeném Českou advokátní komorou pod ev. č.          , IČO , sídlem           ,                  (dále jen "Advokát"). Advokát v rámci poskytování právních služeb zpracovává osobní údaje svých klientů, popř. dalších osob, jejichž osobní údaje jsou mu předány v souvislosti s poskytováním právních služeb, a to jako správce osobních údajů ve smyslu nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "GDPR").

Advokát zpracovává veškeré osobní údaje v souladu s příslušnou právní úpravou, tj. především v souladu s GDPR a zákonem č. 110/2019 Sb. o pracování osobních údajů. Další povinnosti Advokáta při zpracování osobních údajů vyplývají z právních předpisů vztahujících se k poskytování právních služeb, a to zejména ze zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, stavovských předpisů vydaných Českou advokátní komorou či zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně v souvislosti s poskytováním právních služeb advokátem, v rozsahu nezbytném pro plnění smluv uzavřených s klienty či dodavateli, a současně v souladu s povinnostmi vyplývajícími pro Advokáta z platných a účinných právních předpisů vztahujících se k činnosti Advokáta a k poskytování právních služeb Advokátem.

Tento dokument stanovuje zejména účely a právní základ zpracování osobních údajů Advokátem, kategorie osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány (dále jen "subjekty údajů"), kategorie zpracovávaných osobních údajů, případné příjemce osobních údajů, dobu zpracování, základní zásady zabezpečení osobních údajů a práva subjektů údajů.

Současně tímto dokumentem Advokát plní svou informační povinnost dle GDPR týkající se zpracování osobních údajů ve vztahu ke svým klientům, jakož i dalším osobám, jejichž osobní údaje Advokát zpracovává v souvislosti s poskytováním právních služeb.

Správce osobních údajů a jeho kontaktní údaje

Správcem osobních údajů ve smyslu GDPR je Advokát, tj. Mgr.                  , advokát, IČ  , sídlem              .

V souvislosti se zpracováním osobních údajů lze Advokáta kontaktovat prostřednictvím emailu na adrese                          , telefonicky na tel. +420          , popř. písemně na adrese sídla Advokáta –         .

Účel a právní základ zpracování

Advokát zpracovává osobní údaje pro následující účely, kterým odpovídá právní základ zpracování dle GDPR:

plnění smluv, popř. jednání o smlouvách dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – osobní údaje jsou zpracovávány v souvislosti se smlouvami o poskytování právních služeb při výkonu advokacie dle zákona o advokacii, v souvislosti smlouvami uzavřenými s dodavateli služeb a v souvislosti s plněním smluv uzavřených se zaměstnanci či spolupracujícími advokáty;

plnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – advokát je povinen vést přiměřenou dokumentaci o poskytování právních služeb dle zákona o advokacii, a to včetně osobních údajů klientů; Advokát je ve stanovených případech povinen identifikovat klienta a uchovávat údaje o klientovi jako povinná osoba dle zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu; dále je Advokát povinen zpracovávat osobní údaje klientů, dodavatelů služeb a zaměstnanců v souladu s právními předpisy upravujícími účetnictví, daně, zdravotní a sociální pojištění;

oprávněný zájem Advokáta dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – prostřednictvím zpracovávaných osobních údajů Advokát prokazuje, že poskytuje právní služby v souladu s právními předpisy (zejm. zákonem o advokacii) a že plní své zákonné povinnosti (zejm. dle zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu), Advokát musí zpracovávat osobní údaje klientů, aby byl schopen případně vymáhat svá práva vyplývající ze smluv o poskytovaný právních služeb;

oprávněný zájem třetích osob dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – Advokát je dle právních předpisů upravujících poskytování právních služeb Advokátem povinen chránit a prosazovat práva a oprávněné zájmy klienta, k čemuže musí zpracovávat osobní údaje klientů.

Zpracovávané osobní údaje

Advokát zpracovává osobní údaje následujících kategorií subjektů osobních údajů, a to pouze v uvedeném rozsahu nezbytném pro jednotlivé účely zpracování:

Kategorie subjektů údajů

Zpracovávané osobní údaje

Účel zpracování

1.      Klienti Osoby odlišné od klientů, jejichž osobní údaje jsou Advokátovi předány v souvislosti s poskytováním právních služeb

         jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, IČO, DIČ, adresa trvalého bydliště / místa pobytu, číslo bankovního účtu, telefonní číslo, email, popř. další údaje nezbytné pro řádné poskytování právních služeb Advokátem

        Jednání o smlouvách a plnění smluv Plnění právních povinností Oprávněný zájem Advokáta Oprávněný zájem třetích osob

2.    Zaměstnanci Spolupracující advokáti

       jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště / místa pobytu / sídla, email, číslo bankovního účtu, telefonní číslo, email

       Plnění smluv Plnění právních povinností Oprávněný zájem Advokáta

3.    Dodavatelé (např. poskytovatel účetních služeb)

       jméno, příjmení, IČO, DIČ, adresa sídla, číslo bankovního účtu, telefonní číslo, email

       Plnění smluv Plnění právních povinností Oprávněný zájem Advokáta

Příjemci osobních údajů

Zpracovávané osobní údaje mohou být v odůvodněných případech předány zaměstnancům Advokáta, spolupracujícím advokátům či osobám poskytujícím Advokátovi služby (zejm. účetní služby, popř. daňové poradenství, služby v oblasti IT apod.). Osobní údaje jsou předávány vždy v souladu s účelem jejich zpracování a ve zcela nezbytném rozsahu.

Advokátovi může vzniknout povinnost předat zpracovávané osobní údaje orgánům veřejné moci dle platných a účinných právních předpisů (např. při plnění povinností advokáta dle zák. č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu).

Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou Advokátem zpracovávány po dobu nezbytnou ve vztahu k jednotlivým účelům zpracování (zejm. po dobu nezbytnou pro ochranu práv a povinností Advokáta i subjektu údajů nebo po dobu vyplývající z příslušných právních předpisů).

V závislosti na účelu zpracování jsou osobní údaje Advokátem uchovávány po následující dobu:

plnění smluv – po dobu trvání smlouvy a dále po dobu nanejvýš 10 let ode dne ukončení smlouvy;

plnění právních povinností – po dobu vyplývající z příslušných právních předpisů, z nichž vyplývá povinnost Advokáta zpracovávat osobní údaje;

oprávněný zájem Advokáta či třetích osob – po dobu nezbytnou k ochraně oprávněných zájmů Advokáta či třetí osoby, popř. po dobu vyplývající z příslušných právních předpisů, nejméně však po dobu 5 let ode dne zahájení zpracování osobních údajů.

Zabezpečení osobních údajů

Advokát pravidelně provádí analýzu rizik zpracování osobních údajů a přijímá přiměřená technická a organizační opatření pro zabezpečení zpracování osobních údajů.

Ke zpracovávaným osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, zejm. zaměstnanci Advokáta či spolupracující advokáti v rozsahu nezbytném pro výkon své práce. Osobní údaje zpracovávané v elektronické podobě jsou chráněny hesly, spisy v listinné podobě se nacházejí v zabezpečených prostorech.

Osoby, které mají přístup ke zpracovávaným osobním údajům, jsou pravidelně školeny v oblasti ochrany osobních údajů. Zaměstnanci Advokáta, kteří nejsou advokáty či advokátními koncipienty, jsou ve svých pracovních smlouvách zavázáni k mlčenlivosti. IT systém Advokáta je pravidelně testován a udržován externím dodavatelem IT služeb.

Práva subjektů osobních údajů

Subjekty údajů, tj. osoby, jejichž osobní údaje jsou Advokátem zpracovávány, mají následující práva vyplývající z GDPR:

právo na přístup k osobním údajům – subjekt údajů má právo získat potvrzení, zda Advokát zpracovává jeho osobní údaje, a pokud tomu tak je, má právo požadovat zejména informace o účelech zpracování, kategoriích zpracovávaných osobních údajů, příjemcích či kategoriích příjemců osobních údajů, plánované době zpracování;

právo na opravu osobních údajů – subjekt údajů má právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů či doplnění neúplných osobních údajů;

právo na výmaz osobních údajů – subjekt údajů má právo požadovat výmaz svých osobních údajů v případech stanovených čl. 17 GDPR, tj. zejména nejsou-li již jeho osobní údaje potřebné pro stanovený účel zpracování, odvolá-li subjekt údajů souhlas, na jehož základě jsou osobní údaje zpracovávány, vznese-li subjekt údajů námitky či jsou-li osobní údaje zpracovávány protiprávně;

právo na omezení zpracování osobních údajů – subjekt údajů má právo požadovat na nezbytnou dobu omezení zpracování svých osobních údajů, (i) popírá-li přesnost osobních údajů, (ii) zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá jejich výmaz, (iii) Advokát osobní údaje již nepotřebuje a subjekt údajů požaduje omezení zpracování pro určení / výkon / obhajobu svých práv, nebo (iv) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování svých osobních údajů;

právo podat stížnost dozorovému orgánu – domnívá-li se subjekt údajů, že jsou jeho osobní údaje Advokátem zpracovávány v rozporu s GDPR, má právo podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 2. 5. 2024.